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Como hacer la contabilidad de tu comunidad fácilmente.

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Contabilidad en la comunidad de propietarios, de forma fácil y sencilla.

Para realizar una contabilidad con un mínimamente profesional deberás trabajar con un libro de cuentas para poder llevar el control de los números correctamente.

El libro de cuentas es tu herramienta para contabilizar, en él debes ingresar todos los movimientos de la comunidad, ingresos y gastos.

Este trabajo contable es obligatorio para tener controlado el dinero de tu comunidad y mantener bajo el nivel de morosidad.

Para ello, lo ideal es utilizar un software que nos posibilita a desarrollar trabajos contables y financieros, como puede ser Microsoft Excel, que además en muchas ocasiones es gratuita.

¿Cómo hacer el presupuesto anual para una comunidad de propietarios?

Además también es imprescindible realizar los presupuestos anuales de la comunidad, estos presupuestos son un documento que describe los gastos y los ingresos que están previsto en todo el ejercicio, estos deben aprobarse por mayoría simple en cada Junta General Ordinaria.

  1. ¿Qué documentos son imprescindibles para realizar la contabilidad de una comunidad de propietarios?

    Libro de cuentas “mayor” , presupuesto anual y balance de cuentas.

Otros conceptos básicos de contabilidad.

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Todo lo que tienes que saber sobre las subidas en la cuota comunitaria.

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¿Han subido la cuota en su comunidad y usted no ésta de acuerdo?

En muchas ocasiones nos encontramos con que las reuniones de la junta de la comunidad no suelen tener demasiada asistencia y más aun cuando se trata de una comunidad de plazas de garajes. Normalmente no se suelen tratar temas demasiado transcendentales, pero en ocasiones sí, por ello siempre es importante prestar atención al orden del día de dicha reunión para saber exactamente sobre que temas se van a tomar decisiones.

Caso real

En una comunidad de propietarios situada en el distrito de Carabanchel, Madrid, que gestionamos en la actualidad, tuvo lugar una subida de la cuota de la comunidad orquestada por el anterior administrador y algunos vecinos del 42%, sin una causa justificada, (el motivo eran posibles derramas futuras), entonces un grupo de propietarios acudió a nosotros para asesorarse y conseguir impugnar el acuerdo.

¿Por qué razones se podría subir la cuota comunitaria?

En primer lugar, la subida de la cuota se debe aprobar siempre con los presupuestos anuales de la comunidad, en la Junta General Ordinaria.

La subida de la cuota siempre debe estar justificada y tener una causa bien fundamentada, además debe estar repercutida en los propietarios en función de su coeficiente.

Si le parece que no se ha cumplido alguno de estas fases del procedimiento, puede impugnar el acuerdo tomado en la junta, pero debe ser antes de tres meses.

¿Cuál es la mayoría que se necesita para aprobar una subida de la cuota comunitaria?

Bajo nuestro punto de vista y según la interpretación que hacemos del art. 17 de la LPH, para realizar un cambio en la cuota comunitaria es necesario un acuerdo por unanimidad.

Pues, para modificar elementos esenciales de la comunidad, tales como el Titulo Constitutivo o los estatutos, siempre es necesaria la unanimidad en los votos de los propietarios y de sus coeficientes.

Referencias.

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Modificación de elementos comunes, ¿está permitido?

Alteración de elementos comunitarios

Como administradores de fincas en Madrid conocemos de primera mano la conflictividad de este tema, la modificación de elementos comunes es un debate candente en multitud de juntas de propietarios.

No todas las modificaciones de elementos comunitarios requieren la misma mayoría para su aprobación.

Debemos verificar cada caso particularmente y en profundidad.

La ley de propiedad Horizontal y la modificación de elementos comunes

La Ley de Propiedad horizontal a sufrido numerosas modificaciones desde el año 1960, año en el que se aprobó.

Sin duda la modificación más notable fue la derogación de su artículo 12, causado por la Ley 8/2013 que acaba con el consenso hasta entonces exigido por la LPH para modificar los elementos comunes, fijado en la unanimidad.

Todo ello, con el fin de aumentar la efectividad y reducir los tiempos para realizar las rehabilitaciones necesarias en los edificios.

Quitando el requisito imprescindible del acuerdo por unanimidad para modificar los elementos comunes del edificio, se garantiza una puesta en marcha más rápida y fácil para llevar a cabo este tipo de obras.

Bajo nuestro humilde punto de vista, la rigidez de la anterior normativa era un lastre para solucionar los problemas diarios de una comunidad.

La unanimidad solo debe reservarse para los casos más capitales, puesto qué es prácticamente imposible que todos los propietarios esten de acuerdo.

Modificación de elementos comunes, quorum necesario

¿Cuál es el quorum necesario para aprobar la construcción de nuevas plantas o cualquier otra alteración de las estructura del edificio?

Será suficiente para aprobar la modificación de elementos comunes con la mayoría simple.

Eso sí, siempre y cuando, se aplique este quorum de aprobación, en el caso especifico al que se refiere el artículo 7 de la LPH “para obras de rehabilitación y acceso universal” y no con carácter general.

Sobre todo no debe aplicarse en los siguientes casos;

  • Cerramiento de terrazas
  • Instalación de aire acondicionado
  • Modificación estructural de fachada
  • Alteración de elementos comunitarios con una obra de origen privativo.

Además es importante saber que los acuerdos alcanzados en la comunidad que tengan como contenido la alteración de elementos comunes que carezcan de las validez jurídica necesaria, deben impugnarse en el plazo establecido en el artículo 18 de la LPH.

De no ser así, serán ratificados por los tribunales, aunque se hayan aprobado por una mayoría que no se corresponda con lo que exige la ley.

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Las 3 obligaciones ineludibles del administrador de fincas.

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Principales obligaciones del administrador de fincas.

El administrador de fincas es una figura profesional que debe cumplir una serie de obligaciones establecidas en la Ley de Propiedad Horizontal, para llevar a cabo su actividad.

Obligaciones del administrador de fincas según la LPH.

1ª Obligación ineludible para un administrador: La organización contable

La Ley de Propiedad Horizontal indica en el apartado en el que explica las funciones del administrador de fincas, lo siguiente:

Es obligatorio para el administrador de la finca preparar con la debida antelación  y someter a la junta de propietarios el plan de gastos previsibles.

Además debe proponer cuales son los medios necesarios para hacer frente a los mismos.

También es de carácter obligatorio que efectúe los pagos y realice los cobros que en cada caso sean procedentes, siempre con arreglo a la ley.

Además, la Ley 18/1991 en su articulo 98.1 incluye a las Comunidades de Propietarios como sujetos obligados  a practicar retenciones, por tanto esta es otra de las funciones que recae sobre el administrador.

También el Real Decreto 828/2013 obliga a presentar anualmente una relación de operaciones financieras realizadas con terceros, el conocido como “modelo 347”.

2ª Obligación ineludible para el administrador de la finca: Disponer las reparaciones urgentes de los elementos comunitarios.

Según la Ley de Propiedad Horizontal, es otro deber del administrador el de atender a la conservación de la comunidad.

Todo ello, con el fin de disponer las reparaciones y medidas que resulten más urgente, dando inmediata cuente de ellas a la junta directiva de la misma.

Por tanto, el las reparaciones que tengan carácter urgente, ya sea por que afectan a la seguridad de los propietarios o por cualquier otra razón, la LPH faculta al administrador a mandar al la reparador que le parezca.

Lo cuál nos parece poco transparente, pensamos que esto a propiciado el enchufismo y algunas malas prácticas.

3ª Obligación ineludible para el secretario-administrador: Garantizar el cumplimiento de los acuerdos de la junta de propietarios.

Todas las cuestiones dirimidas en la junta de la comunidad de propietarios que concluyen en un acuerdo, tomado con las garantías y los quorum establecidos por la LPH.

Por ello, los acuerdos son de carácter ejecutivo desde el momento de su adopción, y el administrador de velar por su estricto cumplimiento.

El administrador debe custodiar la documentación de la comunidad, si esta así lo determina.

El artículo 19.5 de la Ley de Propiedad Horizontal establece la obligación de custodiar la información no sensible de la comunidad por un mínimo de 5 años, la información más importante debe conservarse perfectamente hasta que la comunidad lo decida.

Obligaciones derivadas de la Ley de Protección de Datos.

Con la puesta en vigor del nuevo reglamento de protección de datos en marzo de 2018 y su adaptación en la Ley española  “LOPDGDD”.

El administrador de fincas tiene que cumplir una serie de obligaciones al tratar datos personales de los  usuarios de una comunidad de propietarios.

Pero la comunidad de propietarios será la responsable de cara al organismo oficial de rendir cuentas sobre las posibles incidencias.

Otras funciones indispensables que debe realizar el administrador de fincas

  • Velar por la buena administración de la finca y sus instalaciones.
  • Protección del inmueble y todas sus unidades individuales.
  • Programar los gastos e ingresos de la comunidad de propietarios.
  • Asesoramiento jurídico relativo a la finca.
  • Control de morosidad y deuda.
  • Convocar la junta de propietarios al menos una vez al año.