Principales obligaciones del administrador de fincas.
El administrador de fincas es una figura profesional que debe cumplir una serie de obligaciones establecidas en la Ley de Propiedad Horizontal, para llevar a cabo su actividad.
Obligaciones del administrador de fincas según la LPH.
1ª Obligación ineludible para un administrador: La organización contable
La Ley de Propiedad Horizontal indica en el apartado en el que explica las funciones del administrador de fincas, lo siguiente:
Es obligatorio para el administrador de la finca preparar con la debida antelación y someter a la junta de propietarios el plan de gastos previsibles.
Además debe proponer cuales son los medios necesarios para hacer frente a los mismos.
También es de carácter obligatorio que efectúe los pagos y realice los cobros que en cada caso sean procedentes, siempre con arreglo a la ley.
Además, la Ley 18/1991 en su articulo 98.1 incluye a las Comunidades de Propietarios como sujetos obligados a practicar retenciones, por tanto esta es otra de las funciones que recae sobre el administrador.
También el Real Decreto 828/2013 obliga a presentar anualmente una relación de operaciones financieras realizadas con terceros, el conocido como «modelo 347».
2ª Obligación ineludible para el administrador de la finca: Disponer las reparaciones urgentes de los elementos comunitarios.
Según la Ley de Propiedad Horizontal, es otro deber del administrador el de atender a la conservación de la comunidad.
Todo ello, con el fin de disponer las reparaciones y medidas que resulten más urgente, dando inmediata cuente de ellas a la junta directiva de la misma.
Por tanto, el las reparaciones que tengan carácter urgente, ya sea por que afectan a la seguridad de los propietarios o por cualquier otra razón, la LPH faculta al administrador a mandar al la reparador que le parezca.
Lo cuál nos parece poco transparente, pensamos que esto a propiciado el enchufismo y algunas malas prácticas.
3ª Obligación ineludible para el secretario-administrador: Garantizar el cumplimiento de los acuerdos de la junta de propietarios.
Todas las cuestiones dirimidas en la junta de la comunidad de propietarios que concluyen en un acuerdo, tomado con las garantías y los quorum establecidos por la LPH.
Por ello, los acuerdos son de carácter ejecutivo desde el momento de su adopción, y el administrador de velar por su estricto cumplimiento.
El administrador debe custodiar la documentación de la comunidad, si esta así lo determina.
El artículo 19.5 de la Ley de Propiedad Horizontal establece la obligación de custodiar la información no sensible de la comunidad por un mínimo de 5 años, la información más importante debe conservarse perfectamente hasta que la comunidad lo decida.
Obligaciones derivadas de la Ley de Protección de Datos.
Con la puesta en vigor del nuevo reglamento de protección de datos en marzo de 2018 y su adaptación en la Ley española «LOPDGDD».
El administrador de fincas tiene que cumplir una serie de obligaciones al tratar datos personales de los usuarios de una comunidad de propietarios.
Pero la comunidad de propietarios será la responsable de cara al organismo oficial de rendir cuentas sobre las posibles incidencias.
Otras funciones indispensables que debe realizar el administrador de fincas
- Velar por la buena administración de la finca y sus instalaciones.
- Protección del inmueble y todas sus unidades individuales.
- Programar los gastos e ingresos de la comunidad de propietarios.
- Asesoramiento jurídico relativo a la finca.
- Control de morosidad y deuda.
- Convocar la junta de propietarios al menos una vez al año.